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COMMENT BIEN ORGANISER SON PREMIER CONCERT

ou presque !

Tout d'abord il faut savoir dans quel but on fait cela :

- Pour gagner de l'argent: arretez tout de suite

- Pour en perdre: c'est une bonne idee

- Pour la Musique: heureusement !

- Pour feter un evenement associatif ou autre: ahhhh..

Ensuite on peut tenter de savoir quel style de concert on fait :

- Plein air

- En salle

- Le style de Musique

En plein air l'avantage c'est que l'on n'a pas de salle a louer, mais la sono devra etre plus puissante, de meme pour les eclairages. De plus il sera surement necessaire d'avoir nombre d'agents de securite et des delimiteurs style barrieres...

Dans une salle, il faut prevoir le cout de la location et il faut qu'elle soit de taille suffisante pour accueillir le nombre estime de personnes. Il y a souvent possibilite, en s'associant avec la commune ou simplement en faisant cela au nom d'une association (loi 1901) d'avoir la salle a tarif preferenciel voire de l'avoir gratuite a titre de subvention indirecte de la part de la municipalite. L'inconvenient de cette methode est que l'on peut rarement choisir cette salle, il faudra donc s'en accommoder; de plus une telle salle etant multi-usage, elle est rarement pre-equipee pour un concert et possede une acoustique moyenne. Attention, que la salle soit privee ou municipale, aux conditions d'utilisations et aux restrictions fixees par le proprietaire (nombre de personnes, assis ou debout, lieux de parking, buvette ou non, puissance electrique disponible...)

Le style depend du public vise et plus generalement du cadre dans lequel on fait cela: si on est une association style MJC on aura tendance a faire un concert Rock voire Hard-Rock, une association du 3e age fera plutot du classique.

Attention a bien definir si le concert sera ouvert ou ferme aux exterieurs a l'association pour plusieurs raisons: le nombre de personnes, et s'il est facile de savoir comment se comporteront les membres d'une association - et encore - le comportement de personnes n'ayant aucun rapport avec elle est totalement inconnu.

Maintenant il faut trouver le ou les artistes. Les grandes villes sont generalement un vivier de jeunes artistes au cachet peu eleve. On peut trouver ces artistes-la dans des cabarets, des cafes et dans des ecoles specialisees. L'inconvenient est qu'ils manquent souvent d'experience et qu'etant peu connus du grand public, il est plus difficile de remplir la salle. Un professionnel, lui, a deja un large public, seulement il coutera nettement plus cher: cachet, frais de deplacement, hotel, repas, et les charges patronnales. Pour le contacter, il suffit d'appeler son agent qui expliquera toutes les modalites. Dans tous les cas il est fortement conseille d'etablir un contrat liant les deux parties, ce contrat vous sera d'ailleurs etabli par l'agent si vous engagez des professionnels. Penser a faire figurer sur le contrat le nom de tous les membres majeurs du groupe, la date du concert, l'heure de passage, le cachet, les eventuels avantages en nature (boissons, repas, hotel), l'heure a laquelle doit etre present le groupe pour faire la balance, pour l'installation de son materiel.

Mettre aussi une clause du type: en cas de non respect de cet engagement par le groupe ou l'artiste, celui-ci versera une somme de x Francs a titre de dommages et interets a l'organisateur, et bien sur de meme de la part de l'organisateur. Faire ce contrat en deux exemplaires, signes par l'organisateur et par l'artiste. Chacun en aura un exemplaire.

La sono et l'eclairage doivent confies de preference a des professionnels qui possedent un materiel de qualite et connaissent les puissances necessaires. Sans forcement faire appel a une entreprise, le meilleur rapport qualite/prix peut etre trouve avec des associations locales. Penser a se renseigner avant de signer le contrat sur les references des personnes employees, sur ce que comprend le contrat en matiere d'eclairage, de sonorisation, de personnel. Faire preciser sur le contrat la puissance sonore, la puissance d'eclairage, le nombre de manipulateurs et si possible tout le detail style x micros, x enceintes d'autant de Watts.

Penser que la sono devra etre a la meme hauteur, voire plus haute, que la scene. Il faut donc prevoir des praticables, des barrieres et reserver une place speciale dans la salle pour l'operateur son et l'operateur lumiere. Il est aussi d'usage de surelever la batterie lors d'un concert rock, prevoir la aussi deux ou trois praticables. Penser aussi que la sono et l'eclairage sont tres exigeants en puissance electrique, prendre les dispositions necessaires aupres d'EDF eventuellement.

Il y a de nombreux moyens de faire baisser toutes ces sommes :

-le sponsoring

-la negociation

-les subventions directes ou indirectes

Trouver des sponsors est une des taches les plus dures et pourtant l'une des plus essentielles. Penser avant tout que le but n'est pas d'avoir forcement de l'argent mais surtout de faire un bon concert. Donc il ne faut pas hesiter a accepter des sponsors tels que des radios, televisions ou magazines de presse locaux qui offriront une publicite a leurs utilisateurs en echange de leur nom au sein de l'enceinte du concert. Penser aussi qu'avoir une retransmission a la radio ou a la television, meme locale, permet d'aller demarcher d'autres personnes en leur disant: votre nom sera cite a l'antenne ou votre affiche sera vu a l'ecran. Faire jouer les relations pour avoir des sponsors et se dire que tout le monde est susceptible d'etre interesse par votre concert.

Negocier est une des choses les plus elementaires mais l'une de celles auxquelles on pense le moins. Aller voir plusieurs associations de sonorisation, comparer, faire jouer la concurrence et trouver le meilleur compromis entre faire baisser le devis et augmenter la qualite de la prestation pour le meme prix (plus de son, plus de lumiere...)

Les subventions de toutes sortes se trouvent partout: aupres des municipalites qui peuvent vous offrir la salle ou du materiel, aupres de maisons de jeunes, aupres de Conseils Regionaux (il suffit d'ecrire une lettre au president du Conseil en lui precisant le budget, le but, la date etc..) et aussi aupres d'organismes specialises tels que le DACOR (Developpement de l'Action Culturelle Operation en Region) qui propose des prets de materiel (Sono 2x900 W, pont de lumieres 9mx6m, jeux d'orgue, pendrillons, micros, etc...) juste contre la preuve de l'assurance de ce materiel. Faire la manifestation dans le cadre d'un festival est aussi une bonne maniere de diminuer les couts.

Au niveau des formalites, il faut avertir la municipalite et le commissariat de la ville ou se deroulera le concert. Cela permet d'eviter que quelqu'un nous dise d'arreter dix minutes apres le debut du concert parce qu'on fait trop de bruit. Si le commissariat n'a emis aucune objection, plus personne (ou presque) ne peut arreter le concert

commence. Il est aussi necessaire de remplir les formulaires SACEM, la SACEM fonctionnant selon un principe original: tous les tarifs sont donnes avec 20% de reduction correspondant a une remise donc vous beneficiez si vous faites toutes les demarches dans les temps, dans le cas contraire il faut donc majorer ces tarifs. Le questionnaire a renvoyer avant le concert comprend entre autre: le nom de l'organisateur, le nom des groupes, la salle, la capacite de la salle, le type de concert (varietes...), le prix des boissons et une estimation des depenses.

Une autre declaration a faire est celle de l'ouverture d'un debit temporaire de boisson - au cas ou il y aura une buvette - Il faut pour cela une autorisation municipale, et ensuite, muni de cette autorisation, aller payer une eventuelle taxe aupres du service des douanes. A titre indicatif, c'est gratuit pour un debit de boissons de premiere categorie (sans alcool), variable selon les municipalites mais de l'ordre de 25 ou 30 F pour un debit de boissons de premiere et seconde categorie (poire, biere, cidre..), obligatoirement sous traite a un professionnel pour les autres categories.

La vente de billets est obligatoires. Chaque billet devra comporter trois parties: une gardee par l'organisateur (souche), une prelevee par le controle et la derniere qui reste en possession du spectateur. Les mentions obligatoires sur les billets sont :

-Le nom de l'etablissement

-Le numero d'ordre

-Le prix ou la mention de gratuite

-La categorie de place

Le souches doivent etre conservees un an. Le releve de recettes (nombre de billets par categorie multiplie par le prix unitaire), 6 ans.

En ce qui concerne la buvette, il existe plusieurs moyens: soit acheter toutes les boissons et garder le surplus pour une prochaine manifestation, ou negocier avec le fournisseur la reprise des invendus, ou encore ceder le bar a un professionnel. La meilleure methode est de pouvoir profiter d'une reprise des invendus, ce qui permet de faire un maximum de benefice a moindre cout. Le type des boissons dependra fortement du type de public. Lors d'une manifestation ouverte au public, il est normalement interdit de donner a boire dans des recipients en verre, prevoir donc l'achat de gobelets en plastique et ne pas oublier les ouvre-bouteilles et une caisse qui ferme a clef avec de la monnaie !

Un service d'ordre est necessaire dans la majorite des cas. Il faut compter de l'ordre d'un agent par cent personnes plus un maitre-chien a l'entree. Bien sur s'il s'agit d'un concert de musique classique ces nombres peuvent etre revus a la baisse, au contraire pour du hard- trash-death....Il faut savoir qu'il est illegal de faire du gardiennage dans la rue, donc le maitre-chien ne peut normalement pas faire le tour du quartier pour surveiller les voitures. Les tarifs generalement constates sont de 100 a 200 FHT / heure / personne. S'assurer du serieux de la societe avant: une societe se doit de refuser un contrat de deux personnes pour un concert rock de 500 personnes. La prestation se paye apres la manifestation, generalement un mois apres.

Penser aussi aux differentes assurances necessaires: responsabilite civile, incendie, inondation... Assurer aussi le materiel des artistes peut s'averer etre une bonne idee, personne n'est a l'abri d'une surtension... Faire le tour de plusieurs compagnies, les prix variant du simple au double assez facilement.

Pour faire connaitre votre concert il existe de nombreux moyens, le mieux est de tous les faire !

-Faire jouer les relations

-La presse, specialisee ou non

-La radio

-La television locale

-Les tracts

-Les affiches

-Les moyens non traditionnels

Les relations, au sens large du terme, peuvent etre tres interessantes, cela va des amis a contacter pour qu'ils mettent une affiche a leur travail, jusqu'aux collegues de travail qui en parleront a leurs femmes, etc... Le meilleur moyen a toujours ete le bouche a oreille, les gens hesitant a venir a un concert d'artistes qu'ils ne connaissent pas. Prevoir la diffusion de cassettes a ces personnes.

La presse peut etre un tres bon support: la presse specialisee, lue par des gens qui connaissent un peu voire beaucoup ce milieu. On peut aussi ajouter les magazines gratuits et les Fanzines qui regroupent la liste des sorties du mois ou de la semaine. La presse locale ou regionale ne rechigne generalement pas a annoncer les concerts de la region.

La radio peut aussi etre tres profitable. Proposer des places gratuite a offrir peut etre un bon detonateur, proposer aussi une interview des artistes peu de temps avant leur concert. Devant la multiplicite des radios d'une region, il est rare qu'aucune ne s'y interesse, le plus simple est de les contacter toutes...

La television locale peut donner de l'ampleur a ce concert. Seulement il faut penser que generalement ces chaines n'ont qu'un voire deux studios mobiles. Il faut donc les contacter avant qu'elles ne trouvent autre chose a enregistrer ce jour-la.

Dans ces deux cas une retransmission en direct est possible, mais dans ce cas il faudra negocier aupres de France Telecom pour avoir des lignes expres...

Le tracting reste la solution la plus simple, peu couteuse et relativement payante. 20000 tracts A5 monochromes vont couter moins de 2000F, il ne reste plus qu'a les diffuser. Le moins cher est de le faire soi-meme, les compagnies specialisees etant relativement onereuse et le faire soi-meme permet de visiter une ville de fond en comble ! Le taux de retour de ce type de media est de l'ordre de 0,2% de retombees.

Les affiches grand format dans les abribus ou sur des 4mx3m coutent cher et ont un impact aleatoire... A titre indicatif, la location d'un panneau d'affichage 4mx3m pour une semaine revient a 3000 F en plein centre ville. A cela il faut ajouter le prix de l'affiche....

Les moyens non conventionnels sont toutes vos idees: Minitel, BBS, chameau, saut a l'elastique, ... Tout est permis dans les limites de la legalite. Attention: il est legalement interdit de mettre une affiche sur le carreau de sa voiture, que ce soit pour la vendre ou pour promouvoir un concert.

Attention a certaines choses: le choix de la date et de l'heure est primordial: eviter les periodes de vacances, les week-ends, les jours en pleine semaine, les periodes hors vacances (oui je sais il ne reste plus grand chose...), 20h00 est trop tot car les gens mangent, 21h00 est trop tard car les gens veulent rentrer tot avec le metro....

Faire attention aussi aux gens qui disent: je viens c'est sur, je ne prends pas le billet tout de suite parce que je vais peut-etre venir avec 50 potes, etc... les prendre en compte est une bonne chose mais envisager aussi la possibilite qu'ils ne viennent pas (oubli, autre chose de plus important a faire, depart...)

La raison essentielle du retard de 95% des concerts est un probleme de sono. Prevoir donc son installation des le matin ou la veille. La balance est aussi tres longue, surtout s'il y a plusieurs groupes. La commencer 4 ou 5 heures avant le debut effectif du concert.

Envoyer des ondes positives mais normalement il n'y en a pas besoin, puisque tout est organise.

Apres le concert il faudra envoyer a la SACEM la liste des oeuvres interpretees avec leurs auteurs. Penser a la demander aux artistes ! Il faudra aussi indiquer precisement l'etat des recettes-depenses par postes (cachets, assurances, salle, sonorisation...). La SACEM calculera son prix selon le pourcentage d'oeuvres protegees jouees et prendra un pourcentage sur les entrees et autres recettes en consequence (ex. pour plus de 80% des oeuvres jouees appartenant au repertoire protege, la SACEM prendra 8,8% des entrees et 4,4% des autres recettes...). En cas de net deficit et en expliquant vos motivations pour faire un tel concert (promotion de la Musique regionale...) vous pouvez etre totalement exonere.

J'espere que cela ne vous a pas degoute d'organiser un concert mais que cela vous servira plutot. Alors vive la Musique, et Vivent les Concerts !

Maxime Grandchamp

2:322/2.22

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